Sporing av medisinsk utstyr - gir økt effektivitet og bedret pasientsikkerhet

Dette systemet er nå fullt integrert ved operasjons- og sterilavdelingen ved Lovisenberg Diakonale Sykehus, og gjør det dermed mulig for de ansatte å ha full oversikt over hvor alt medisinsk utstyr til enhver tid befinner seg, samler prosessdata fra vask og autoklav slik at systemet dokumenterer korrekt reprosessering, samtidig som det sørger for at pakking av utstyr til operasjonssalene foregår korrekt.

Ved implementeringen av systemet fikk man også på plass et digitalt og automatisk ordresystem, som reduserte både arbeidsmengde og faren for manuelle feil.

Startet som pilotprosjekt

Ved Lovisenberg Diakonale Sykehus i Oslo startet man i 2013 et pilotprosjekt for implementeringen av løsningen og GS1-standarden. De ansatte ved steril- og operasjonsavdelingen opplevde et stort behov for å forbedre og strømlinjeforme sporingen av medisinsk utstyr som i stor grad foregikk ved manuelle prosesser.

Marit Glende Johnsen ledet operasjonsavdelingen frem til 2019, og forteller om hvordan verdifull arbeidstid gikk bort til sortering og pakking av instrumenter og utstyr til operasjonsstuene. Dette var arbeid som krevde høy grad av kunnskap og spesialisering, og som de ansatte trengte mye tid å tilegne seg. En stor del av ressursene på avdelingen forsvant i disse prosessene, og det var i tillegg vanskelig å erstatte personale, fordi disse oppgavene var såpass spesialiserte.

Utfordrende varelagerhold

En annen utfordring var å etterbestille varer, og fylle på lageret etter endt bruk av utstyr under operasjon.

Lovisenberg Sykehus er Norges ledende innen protesekirurgi. Operasjonsavdelingen består av 12 stuer som utfører i gjennomsnitt 38 operasjoner hver dag. Hver operasjon krever et stort antall komponenter og instrumenter, og det er helt avgjørende at lagerenheten kan supplere operasjonsstuene med riktig utstyr, riktig antall og på riktig tidspunkt.

-Vi trengte å optimalisere varelageret, forklarer Glende Johnsen, - av rent økonomiske årsaker, men også fordi vi har begrenset lagerplass og ikke minst for å kunne klare å gjennomføre så mange operasjoner hver dag.

Det er spesielt viktig å etterfylle alle komponentene som har vært brukt under en operasjon, så raskt som mulig, slik at verktøy og utstyr er klart og på plass til neste operasjon skal gjennomføres.

Frem til implementeringen av GS1-standarden, var disse bestillingene og oppfølgingen av dem, en manuell jobb, som tok opp mye ressurser. Det var tidkrevende å passe på at riktige artikler ble bestilt, i tillegg til det møysommelige arbeidet med på å sjekke og registrere innkommende varer fra leverandør.

- I tillegg til å være tidkrevende, var det også stor risiko for at det ble gjort manuelle feil underveis i prosessen, forteller Glende Johnsen.

Det var med andre ord et stort behov for å finne en løsning som satte personalet i stand til å holde oversikt over komponenter og utstyr.

Store fordeler ved GS1-standarden

Våren 2017 var løsningen og GS1-standarden fullt integrert ved operasjons- og sterilavdelingen. APX Systems har lang erfaring i å utvikle løsninger for logistikk og sporbarhet samt bruken av GS1-standarden. Det ble nå mulig, ved hjelp av sporingssystemet, å få full oversikt over alt medisinsk utstyr, i tillegg til at pakkingen av riktig utstyr til operasjonssalene foregikk korrekt.

Man strømlinjeformet skanningen og integrerte dataene i alle relevante arbeidsprosesser, det være seg alt fra pasientjournaler til ulike kvalitetsregistre, i tillegg til å lagre prosessdata.

Man fikk også på plass et digitalt og automatisk ordresystem, som reduserte både arbeidsmengde og faren for manuelle feil.

Ved bruk av GS1-standarden auto-identifiserer man medisinsk utstyr som oppdateres etter hvert som det benyttes gjennom systemet. Denne informasjonen blir til slutt automatisk overført til registre som gjenbruker dataene.

En slik form for automatisk opplasting av data gir muligheter for å bygge opp verdifull statistikk og historiske data til bruk ved kliniske studier og oppgraderinger av medisinske protokoller, og det øker både kvaliteten på operasjonene og pasientsikkerheten.

Medisinsk utstyr og implantater kan spores tilbake til pasienten, og skulle tilfellet være at man opplever tilbakekalling av medisinsk utstyr, ville dette før implementeringen vært en manuell prosess som ville tatt dager, men nå er løst på noen få minutter.

Som en direkte konsekvens av implementeringen av dette systemet er også overvåkning og sikkerhet rundt steriliseringsprosesser av utstyr betraktelig forbedret, slik at pasientsikkerheten er styrket med løsningen.

Disse prosedyrene utføres ved hjelp av GS1-standarden for identifikasjon av produkter (GTIN) og identifikasjon av medisinteknisk utstyr (GRAI) samt tradisjonelle strekkoder og 2D koder (GS1 Datamatrix).

Utstyr og komponenter skannes når de leveres til operasjonsstuen. Denne løsningen henter ut og lagrer artikkelnummer (GTIN), batch, serienummer og utløpsdato fra GS1-strekkodene. Og er en vare gått ut på dato, blir dette automatisk varslet brukeren.

Dataene om hva slags utstyr som er brukt eller åpnet sendes automatisk videre, slik at nye instrumenter bestilles umiddelbart. Dette gjør det enkelt for de ansatte å følge ordreprosessen og trenger ikke lenger å overvåkes av spesialutdannet personale.

Sparer tid på opplæring og bestilling

Innføringen av løsningen og GS1-standarden har ført til en vesentlig reduksjon i opplæringstid, fra 1 år og ned til kun 3 måneder for hver enkelt ansatt. Det har også ført til at tid brukt på bestilling av medisinsk utstyr har gått drastisk ned. Tidligere tok det i gjennomsnitt 2 timer hver dag å bestille nytt utstyr. Nå tar denne operasjonen ca. 10 minutter, samtidig som den blir automatisk kvalitetssikret.

-Dette systemet er unikt, understreker Glende Johnsen, - nå skanner vi komponentene vi bruker kun en gang på operasjonsstuen. Deretter kan komponentene spores hvor vi måtte ønske, det være seg i lager, i varebeholdningen, pasientjournalene, de ulike registrene, eller til faktura.